Как сократить расходы на обслуживание офиса

        4 января 2013              Комментариев нет

обслуживание офисаНесмотря на то, что создается впечатление, будто все расходы на обслуживание офиса четко определены, установлены, и сократить их никак нельзя. Конечно же, ни один офис не может обойтись без определенной мебели, программного обеспечения, компьютеров и чайника с кофе, но на всем этом можно сэкономить.

Размещение

Большинство компаний размещают свои офисы в одном помещении со множеством других компаний. В таком случае можно приобрести или арендовать офисное оборудование совместно с другими фирмами. Правда, такой способ сокращения расходов на обслуживание офиса подходит только применительно к тому оборудованию, которое не используется ежедневно в больших количествах. Чтобы не бегать каждые три минуты ксерить или отправлять факс в другой офис, необходимо планировать, когда лучше всего это делать. К примеру, после 2 часов дня накапливается работы с офисным оборудованием, которое используется совместно с другими компания, поэтому именно в 2-3 часа дня можно отправлять секретаря в другой офис. Можно отказаться от принтера в офисе и хранить всю первичную документацию в электронном виде, а подписи ставить также электронные. Такие рекомендации становятся еще более актуальными на фоне того, что, к примеру, в налоговую службу можно отправлять бухгалтерскую отчетность в электронной форме.

Если нет необходимости размещать офис на красной линии, лучше подобрать новое место для аренды офиса, подешевле. Именно аренда часто выступает самой большой статьей расхода. Когда открывается новое предприятие, часто не уделяется слишком много времени и внимания для поиска помещения под аренду. Поэтому уже спустя какое-то время, когда работа предприятия устаканилась, можно подобрать более дешевое помещение от квартир для сотрудников до складов. Тем более, что положение на рынке недвижимости постоянно изменяется, открываются новые офисные здания, куда переезжают расширяющиеся и развивающиеся компании, оставляя свои старые офисы.

Аутсорсинг и аутстаффинг

Прекрасным способом экономии выступает аутсорсинг. Лучше доверить профессионалам то, что у них выходит дешевле. К примеру, не каждая компания может содержать своего собственного программиста и бухгалтера, поскольку услуги этих специалистов не нужны каждый день. Доверить аутсорсинговой компании можно доставку товаров или курьерские услуги.

Можно поступить и наоборот: если график работы компании не слишком загружен, можно взять на себя аутсорсинговые услуги для других фирм. К примеру, если в офисе работает колл-центр, который не слишком загружен, и в этой сфере есть большой опыт работы, можно предложить услуги аутсорсинга для других компаний, которым создавать свой колл-центр не рентабельно. Клиентами в таком случае может оказаться поставщик, и тогда экономия будет достигаться на своеобразном бартере товаров или услуг. При этом, стоит оценить рынок и цену за товары или услуги, которые будут предоставляться по бартеру, чтобы быть уверенным в том, что бартер равноценный.

Еще одним хорошим способом оптимизации затрат является аутстаффинг, который часто путают с аутсорсингом. Если при аутсорсинге вы передаете некоторые функции сторонним фирмам, то при аутстаффинге вы передаете часть своего персонала в кадровое агентство. Т.е человек продолжает работать на старом месте, но его работодателем официально являетесь не вы, а КА. Чем это выгодно:

  • экономия на собственной кадровой службе, бухгалтерском учете;
  • налоговая оптимизация (самый простой пример: Если организация работает по упрощенной системе налогообложения, то ее штат не может превышать определенных цифр, например, 30 человек для розничной торговли. А если вам надо 31 работник, то что, систему налогообложения менять?);
  • для сотрудников на испытательном сроке, для найма на любой удобный вам период;
  • «накрутка» эффективности фирмы: увеличивается прибыль, выручка на одного работника;
  • облегчение найма иностранной рабочей силы. В России сейчас масса мигрантов, которые хотят работать и которых выгодно нанимать. Официальный прием на работу одного из них связан с серьезными хлопотами по получению различных разрешений. А можно просто заключить договор аутстаффинга с кадровым агентством и оно решит все проблемы.

Связь и другое

Многие компании не нуждаются в своей собственной телефонной линии, поскольку поддерживать контакты можно через такие компьютерные приложения, как Skype. Внутри компании можно общаться по специально разработанному чату или с помощью этого приложения, а с партнерами можно связываться через электронную почту или опять же через Skype. В крайнем случае, можно оформить контракт с компанией сотовой связи и использовать один телефон для служебных звонков. Это убережет от непредвиденных расходов из-за использования телефона не по назначению.

Меньше тратить деньги на больничные можно, если организовать совместные походы сотрудников фирмы в тренажерный зал и фитнес-центр, а также, если предлагать здоровые обеды. Питание в течение рабочего дня бутербродами, кофе и снеками приводит к снижению производительности труда и возникновению проблем с пищеварительной системой. Сытый работник – здоровые работник с хорошим настроением и зарядом энергии.

        Рубрика: Экономия денег        
Вконтакте

Wordpress (Комментариев нет)

Оставить свой комментарий

Рубрики
Лучшие советы:
  • Куда сдать мелочь
  • Как заработать на инфляции
  • Экономия на транспортировке грузов
  • Бюджетные блюда для всей семьи