Преимущества электронного документооборота для предприятия

        7 декабря 2014              Один комментарий

Если ведения бухгалтерского учета при помощи специальной бухгалтерской программы уже стало привычным в бизнес-среде, то электронный документооборот все еще непривычен для мелких и средних компаний.

Действительно, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии связано с некоторыми сложностями и расходами. Сразу, что приходит на ум – это стоимость собственно программного обеспечения. Кстати, здесь тоже можно сэкономить время и усилия: если вы уже пользуетесь программными продуктами фирмы 1С (например, такими как «Предприятие» или «Бухгалтерия»), то цена на 1с документооборот и время на его освоение могут быть значительно меньше.

Но это только вершина айсберга. Если компьютеры у работников на рабочих столах, скорее всего, присутствуют, то сканеры, системы распознавания текстов, необходимые для ввода в СЭД документов из внешней среды, скорее всего отсутствуют. Необходимо переучить сотрудников для работы с СЭД. Это тоже время и деньги, а также проблемы с консервативными работниками. Нужно быть готовым и к такой трудоемкой процедуре, как перевод бумажного архива в электронную форму.

Как видим, проблем и расходов хватает. Поэтому руководство предприятия, прежде чем принимать решение о внедрении СЭД, должно провести оценку эффективности этой меры и четко понимать преимущества. В среднем СЭД финансово окупается где-то за два года, для внедрения же системы обычно требуется несколько месяцев.

Какие же преимущества получаем от внедрения СЭД?

Первое и самое явное – это экономия на расходах на печать, хранение бумажных документов, почтовых и курьерских расходах. Нет необходимости в бумажном архиве.

Повышается эффективность труда офисных работников.
Сроки доставки документов сокращаются до секунд. Документы из архива находятся практически мгновенно. Экономятся усилия за счет повторного использования существующих документов: так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Т.е. исполнителю не требуется каждый раз «изобретать велосипед», нахождение в системе прототипа документа и адаптация его к текущей ситуации требует значительно меньше усилий и времени.

Ускоряются все бизнес процессы в организации за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины. Руководителю с СЭД намного проще и быстрее контролировать KPI работников и процессов, определять «узкие места» и слабые звенья.

Главное, что несмотря на сложности внедрения, СЭД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой денежной экономией, а повышением качества работы предприятия, что в условиях конкуренции и экономического кризиса является фактором выживания для коммерческих организаций.

        Рубрика: Бизнес, услуги, товары        
Вконтакте

Wordpress (Один комментарий)

К записи "Преимущества электронного документооборота для предприятия" Один комментарий

  1. Марк:

    Бумажный архив весьма утомляет, к тому же занимает действительно много места и пылится. Сколько себя помню, всегда использовал бухгалтерские программы для учета, тем более 1с. Вот недавно опять поднимал документацию, всегда надо быть в курсе новинок, обновлений в документации. К СЭД я еще не привык, да и думаю не сразу перестроишь сознание, но как бухгалтер я просто обязан изучать новинки и рано или поздно придется освоить это. Кстати, ребят, советую заглянуть на http://edoc.com.ua/ там весьма много полезного по документам в электронном формате, я вот уже приступил к изучению данной темы.

Оставить свой комментарий

Рубрики
Лучшие советы:
  • Как заработать на инфляции
  • Экономия на транспортировке грузов
  • Бюджетные блюда для всей семьи
  • Куда сдать мелочь